No es necesario ser director de proyectos para liderar un proyecto. Esta tarea la afronta cualquier especialista que se desarrolle en su industria. Liderar un proyecto por primera vez es una responsabilidad y un desafío. Hemos destacado cinco errores de los aspirantes a gerente de proyectos y lo ayudaremos a evitarlos.
- Error n. ° 1: Prestar atención a las tareas, no a las personas
Muchos aspirantes a líderes creen que un equipo necesita un supervisor. Pero en la etapa inicial del trabajo, construir relaciones con el equipo es más importante que distribuir y controlar todas las tareas.
Hacer un seguimiento de las tareas y los planes es una parte importante del trabajo de liderazgo. Pero recuerda: no estás trabajando con tareas, sino con las personas que las completan. Al comienzo de un proyecto, es importante crear una relación abierta y acogedora con su equipo. Si pierde este momento, solo será más difícil establecer contacto en el futuro.
Consejo: al comienzo de una reunión o llamada, pida a todos que se cuenten sobre sí mismos, no solo como especialistas. Dedique de 5 a 10 minutos a esto, muestre interés en los pasatiempos, la música favorita, la experiencia laboral interesante de los subordinados. Este simple paso hará que tu relación sea más sincera y humana.
- Error n. ° 2: No darse cuenta de los rezagados
Una relación de trabajo saludable en un equipo es importante. Pero construirlos en detrimento de la eficiencia también es peligroso. En cualquier equipo, encontrará a aquellos que no hacen frente a sus tareas.
No solo retrasan la finalización del proyecto, sino que también socavan la moral del equipo, si tiene dudas sobre la productividad de un miembro del equipo, analice el asunto con él. La maestría de un líder consiste en seguir el progreso de los subordinados y poder hablar directamente aquellos momentos que no te convienen.
Consejo: Desarrolle reglas básicas para la comunicación en equipo y establezca procedimientos y plazos de presentación de informes, puede discutir esto con el equipo y hacer las reglas juntos. Todos se han encontrado con personas inactivas durante su trabajo, la experiencia de otra persona lo ayudará a evitar esto en su proyecto.
- Error # 3: Subestimar el tiempo invertido
Una simple carta de trabajo puede tomar cinco minutos en lugar de los 30 segundos que esperaba. El descanso de 10 minutos se extiende a lo largo de media hora. Es fácil subestimar el tiempo que llevará una tarea: imaginamos cómo la completaremos en condiciones ideales, pero la realidad hace sus propios ajustes.
Considere todos los factores que pueden retrasar la finalización de la tarea y capacite a todo el equipo para que lo haga. Tenga en cuenta los tiempos de espera, los tiempos de evaluación y revisión, etc.
Consejo: Pida a los responsables de la tarea que calculen los tiempos de ejecución del peor y del peor de los casos. De esta forma, puede estimar el tiempo medio que tardará y evitar retrasos inesperados.
- Error n. ° 4: no evaluar los riesgos por adelantado
La pesadilla de un gerente es aprender sobre un problema cuando ya no se puede evitar o corregir sin consecuencias. Los gerentes de proyectos experimentados saben que todo proyecto implica riesgos. Identifíquelos desde el principio, no espere a que minen el trabajo del equipo.
La evaluación tanto de los riesgos como de los posibles problemas es una tarea que se resuelve en la etapa de planificación, conociendo los desafíos potenciales, estará listo para enfrentarlos desde el principio. Puede concertar una discusión con el equipo, esto ayudará a analizar desde diferentes puntos de vista y encontrar soluciones en conjunto.
Consejo: Recuerda que al inicio de un proyecto, pedir la opinión de todos no es suficiente. Hasta que se establezca una relación con el equipo, no todos están dispuestos a hablar directamente y compartir sus preocupaciones.
Organice una encuesta anónima sobre el tema «Lo que más me preocupa de este proyecto». Puede hacerlo en línea o pedirles que arrojen los trozos de papel en la canasta al final de la reunión.
- Error n. ° 5: No considerar todas las tareas
El último error común es saltarse etapas importantes del trabajo y no tenerlas en cuenta en el plan. Si en la mitad del plazo notas que no has tenido en cuenta las tareas de testeo o elaboración de documentación, es posible que llegues tarde con la entrega del proyecto.
Es imposible preverlo todo, pero es especialmente fácil perder partes importantes del trabajo si el proyecto tiene una estructura ramificada o si varias organizaciones están involucradas en él a la vez.
Consejo: Presente el proyecto visualmente, resalte las principales tareas y etapas, después pida al equipo que los perfeccione y los complemente con tareas de su área. Luego, vayan juntos de principio a fin y agreguen las tareas que el grupo responsable podría haber perdido. Cuanto más claramente se presente su proyecto, más fácil será darse cuenta de lo que falta en él.
Las habilidades de gestión de proyectos no son para especialistas, no importa cuál sea su puesto de trabajo, en algún momento tendrá que administrar el trabajo de otras personas. Si no tiene su propia experiencia de liderazgo, entonces un extraño lo ayudará. Recuerde los cinco errores que cometen los aspirantes a líderes y no permita que afecten el éxito de su proyecto.
